[성공]체계적인 업무방식은 성공에의 지름길

일을 체계적으로 하면 성공이 가까워 진다!

체계적인 사람들은 '체계적인 리스트'를 통해 스케줄 관리하는 것을 좋아하는 사람들입니다. 그들은 수납 물품을 파는 가게 같은 곳을 선호하며 액셀의 스프레드시트에도 능숙한 경향이 있습니다. 아마도 그들의 체계적인 일하기 방식은 그렇지 못한 사람들에겐 매우 신기하게 보일지도 모릅니다.

결론적으로 말하면, 체계적인 사람들의 일하는 방식은 대부분 좋은 결과를 가져다 줍니다.  조사 결과에 따르면, 80%의 응답자가 체계적인 업무방식이 업무 결과를 향상 시킨다고 응답했습니다. 체계적이라 함은 자신을 잘 관리하고 집중력이 뛰어남을 말합니다. 자동차 열쇠를 어디에 두었는지 늘 찾아 헤매지는 않나요? 그건 당신이 체계적으로 살지 않는다는 뜻입니다.

다행인 것은 누구라도 정리에 강하고 체계적인 사람이 될 수 있다는 것입니다. 미국 정리 컨설턴트 협회 필라델피아 지부 회장이자 정리 및 포장 전문 업체의 대표인 아넷 레이먼은 다음과 같이 말합니다. “솔직히 체계적으로 태어나는 사람은 없다.” “누군가는 날 때부터 체계적인 성향도 있지만, 이것 또한 훈련을 통해 배울 수 있다."

사람들은 체계적이든 아니든 각자 상황마다 다르게 행동합니다. 그러나 체계적인 사람들에게서 발견할 수 있는 일정한 패턴은 있습니다. 체계적인 사람이 가진 14가지의 특징은 다음과 같습니다.

체계적인 사람들의 공통적인 14가지 특징

1. 목표 지향적이다.

체계적인 사람은 자신의 만족만을 위해 정리 정돈을 하는 것은 아닙니다. 정리 정돈에 뛰어난 사람들이 친구를 즐겨 초대하는 성향이 있는 걸 떠올려보세요. 방문한 사람들에게 쾌적한 공간을 보여주기 위해 집 주변을 청소하고 정돈할 것입니다. 그리고 계속 그 방식을 유지할 것입니다. “불필요한 것은 바로 정리한다. 그것이 물건이든 시간 약속이든 그 어떤 것도 마찬가지이다.”

2. 대부분 긍정적이다.

체계적인 사람은 좀 더 긍정적인 성향이 있고 대부분 ‘할 수 있다.’는 자세를 가지고 있습니다. 그러나 덜 체계적인 사람은 정리 정돈이 필요한 상황이 생긴 후에야 정리 전문가와 상담한다고 합니다.

3. 성실하다.

미국 심리협회 차관인 데이비드 벌라드 박사는 사람의 성격을 다섯 가지 주요 스펙트럼을 통해 분석할 수 있다고 합니다. 다섯 가지 중 하나는 성실함입니다. 성실함 부분에서 높은 점수를 기록한 사람은 효율적이고, 성과 중심적이며 자기관리에 뛰어나며, 또한 즉흥적인 것보다는 계획된 일을 더 선호하는 경향을 보입니다. 역시 체계적인 사람들이 이 특성에서 높은 점수를 기록하고 있습니다.

4. 새로운 아이디어에 소극적 일 수 있다.

“체계적이고 정리 정돈을 잘하는 것은 좋은점이다. 그건 분명 사람들이 더 생산적이고 효율적으로 일하는 데 도움이 된다. 하지만 그것 또한 단점을 가지고 있다”고 벌라드 박사는 말합니다. 2013년 연구 결과로는 정신 없는 사무실 환경에서 일하는 것이 잘 정돈된 공간에서 일하는 것보다 더 창의적인 아이디어를 낼 수 있다고 합니다. “무질서한 환경에 있는 것이 때때로 장점이 될 때가 있다.” “ 완전 정신없는 상태를 말하는 것은 아니다. 단지 우리의 사고를 제한하지 않는 정도를 말하는 것이다.”

5. 대부분 결정권을 가진다.

레이먼 대표에 의하면 체계적인 사람은 ‘이 정도면 충분해’ 라고 한 후 바로 실행에 옮깁니다. 완벽할 필요도 없고 또 수많은 다른 방식을 일일이 시도할 필요가 없습니다. 체계적인 사람들은 여러 개의 옵션 중 하나를 선택하되, 선택하지 않은 것에 대한 후회는 하지 않습니다. 그들은 자신의 선택을 고수합니다. 이들의 특징은 순위를 잘 정하며 큰 흐름 속에서의 목표를 찾아가는 능력이 뛰어나고 당장 해야 하는 것과 나중에 해도 좋을 일을 잘 구분합니다.

6. 완벽주의를 추구하지 않는다.

모든 것이 완벽할 필요는 없습니다. 때로는 괜찮은 정도의 수준까지만 해도 상관이 없습니다. 레이먼 대표는 대부분의 완벽주의자가 매우 예민하고 복잡한 성격이며, 때론 아주 세밀한 것에만 집중하는 나머지 그것 때문에 꼼짝달싹할 수 없게 되기도 한다고 말합니다.

7. 정보를 수집하고 일정표를 만들고 정리 보관한다.

레이먼 대표는 체계적인 사람은 모든 것을 수집하고 정리한다고 합니다. 이들은 행사, 아이디어, 미팅 등 모든 것을 목록화해서 진행합니다. 이것이 반복되거나 마감일이 있는 일이라면, 달력에 그것을 표기해 놓을 것입니다. 그리고 여러 가지 표식들로 정리해서 일정을 잊지 않고 실천하도록 합니다. “체계적인 사람은 한 바구니에 달걀을 모두 담지 않는다. “필요한 정보가 있을시 쉽게 접근하기 위해서다.”

8. 해야할 일의 목록을 만든다.

체계적인 사람은 자신이 책임진 일에 최선을 다합니다. 이에 따라 그들이 치러야 할 때가 있습니다. 벌라드 박사는 “이들은 기억해야 할 모든 일에 집중하기에 엄청난 정신적 에너지를 소비한다.”라고 말합니다. 여러가지 일을 수행해야 하는 스트레스 때문에 불면증을 겪는 사람들은 해야할 일의 목록을 작성함으로써 더 나은 수면을 취할 수 있다고 합니다. 단, 목록을 기간별로 잘 정리하되 목록 자체가 자신을 숨 막히지 않게 해야 합니다.

9. 미루지 않고 바로 실천한다.

체계적인 사람은 일과를 마치고 집에 들어서는 순간, 코트를 아무 데나 던져놓는 대신 옷걸이에 바로 걸어놓습니다. 레이먼 대표는 “체계적인 사람들은 다섯 개의 코트가 여기저기 쌓여 있게 되고, 결국 자신들이 너무 귀찮아서 ‘나중에’ 그 일을 처리할 수 없다는 걸 안다"고 말합니다. "반면 덜 체계적인 사람들은 ‘지금’ 너무 귀찮아서 옷을 옷걸이에 걸어 놓지 못한다”. 만약 일이 5분 미만으로 걸릴 것 같다 싶으면, 체계적인 사람은 바로 그 자리에서 해결해 버리는 경향이 있습니다.

10. 미리 준비한다.

체계적인 사람은 미리 준비하는 것을 좋아합니다. 하지만 그들이 발표 3주 전에 미리 발표 준비를 끝낸다는 뜻은 아닙니다. 레이먼 대표는 말합니다. “그들은 시간이 얼마나 남았는지, 마감일까지 충분한 시간이 있는지 늘 생각한다.” 체계적인 사람은 마감일 전에 충분한 여유를 두고 일을 마친 후 혹시 모를 일이 발생하더라도 대처 할 수 있도록 합니다.

11. 필요할 때 도움을 청할 줄 안다.

체계적인 사람은 자신들의 강점과 약점을 알고 있습니다. 레이먼 대표는 "이런 부류의 사람은 자신이 모든 일을 해야 할 필요는 없다는 것을 안다.”라고 말합니다. 그리고 도움이 필요할 땐 요청함으로써 추가적인 스트레스에서 벗어납니다. 이것은 체계적인 사람들로부터 볼 수 있는 높은 자존감을 반영합니다. 그들은 자신의 귀중한 시간을 좀 더 효율적으로 써야 한다고 믿고 있습니다. 만약 그들이 효율적인 업무수행을 위해 다른 사람의 도움을 받는다면, 결국 모든 사람이 더 많은 시간을 얻게 되는 결과를 갖게 만듭니다.

벌라드 박사는 "만약 시간을 가치 있는 자원이라고 생각하다면, 그것을 업무에 어떻게 효율적으로 분배할지 집중해야 한다.” 라고 말합니다. 완벽주의자와 성취욕이 강한 사람들은 자신들의 고삐를 다른 사람과 공유하고 싶어 하지 않지만, 이렇게 타인과 협력하는 방식은 스트레스 관리 및 목표 추진에 있어 매우 효율적입니다.

12. 업무를 단일화한다.

" 스스로 생산적이라 믿는 사람은 멀티태스킹에 뛰어나다고 생각하는 경향이 있다.” 라고 벌라드 박사는 말합니다. " 하지만 현실에선, 그렇게 자부하는 사람들도 실제로 멀티태스킹에 강한 것은 아니다.” 멀티태스킹이란 기본적으로 당신의 집중력을 얇고 넓게 분산시키는 것이라 일의 질을 떨어뜨릴 수 있습니다. 일을 효율적, 체계적으로 하는 사람은 가능한 적은 수의 일을 합니다. 그리고는 하나의 업무에 최대한 집중도를 발휘합니다.

13. 최선을 다해야 할 때를 알고 있다.

체계적인 사람은 하루 중에서 가장 업무가 잘 되는 때를 알고, 그에 맞춰 업무를 수행합니다. 예를 들어, 명확한 사고와 독창적인 아이디어가 필요한 중요한 업무를 느슨해지는 오후에 하지는 않을 것입니다. 체계적인 사람은 ‘일과 중 두뇌가 활성화’되는 때를 잘 알고 있습니다. 그들은 어려운 업무일수록 가장 집중이 잘되는 때를 골라 수행합니다. 벌라드 박사는 다음과 같이 덧붙입니다. "늘어지는 시간에 중요한 일을 하려고 하지 마라.”

14. 스트레스 관리를 잘한다.

체계적인 사람은 긴장을 푸는 법을 안다고 벌라드박사는 말합니다. "많은 사람이 고질적인 스트레스를 받으며 일한다. 하지만 집중력이 높고 체계적인 사람은 스트레스도 효율적으로 관리한다.” 그 방법이 요가든 명상이든 운동이든 상관없습니다. 중요한 것은 스트레스를 미리 관리하여 건강에 악영향을 미치지 않도록 하는 것이라고 그는 설명합니다.

간단히 체계적인 사람들의 특징에 대해 알아보았습니다. 

비단 업무방식뿐만 아니라 삶을 살아가는 방식이 매우 체계적이라는 것을 알수 있습니다. 

일을 시작할 때부터 이들의 접근방식은 매우 다릅니다.   주변에서 유심히 이런 사람들을 관찰하다보면 이들이 성공하는 확률이 높고, 생산성도 높다는 것을 알 수 있을 것입니다.

당신도 성공하고 싶은가요?

그렇다면 위의 14가지 특징을 잘 살펴보고, 자신의 것으로 만들어 보시기 바랍니다.